CRM pada dasarnya adalah sebuah aplikasi basis data yang bersifat web enabled, yang mampu menyediakan akses informasi secara cepat dan akurat , mampu mengoptimasi interaksi dengan customer, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, bisa mengintegrasikan berbagai macam platform serta akses yang sama kepada data customer baik oleh staff maupun customer.
Sebuah sistem CRM sebaiknya mengacu pada sebuah model yang bisa digunakan untuk mengevaluasi sistem CRM yang akan dibuat. Melissa B. Lin menggambarkan klasifikasi yang sudah digeneralisasi berdasarkan studi yang dilakukannya terhadap fitur-fitur di berbagai sistem CRM . Sistem CRM terdiri dari fungsi-fungsi yang bersifat front end, core-center, dan back end.

