Tacit knowledge

Pengetahuan tacit sulit untuk diukur, karena pengetahuan tersebut berada di dalam kepala manusia. Terdapat dua pendekatan umum untuk mengelola pengetahuan tacit :
1. mengonversi sebagian dari pengetahuan tacit menjadi ke dalam bentuk yang eksplisit
2. Membuat mekanisme sehingga pertukaran pengetahuan dapat terjadi ketika dibutuhkan. karena itu, salah satu tugas dari manajemen adalah untuk memotivasi dan mengelola knowledge worker, sehingga mereka siap untuk berbagi pengetahuan dan inovatif.

Iklan

Explicit knowledge

Cara paling baik untuk mengelola pengetahuan eksplisit adalah dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip dari Information Resources management (IRM). Model yang biasa digunakan adalah model yang dikembangkan oleh Nick Willard :

1. Identifikasi – Informasi apa saja yang tersedia ? Bagaimana informasi tersebut diidentifikasi dan dikode (dieksplisitkan)?

2. kepemilikan – Siapakah yang bertanggung jawab untuk setiap informasi ?

3. Biaya dan Nilai – Dasar untuk pengambilan keputusan atau penggunaan pengetahuan

4. Pengembangan – meningkatkan nilai atau menstimulasi permintaan

5. Eksplotasi – Nilai ekonomi yang maksimal

Seluruh hal yang relevan dengan informasi dan pengetahuan harus memiliki identifikasi dan kepemilikan yang jelas. Disiplin ilmu dari information science dan record management juga dibutuhkan agar pengelolaan dapat dilakukan dengan efektif. Tak kalah pentingnya, peraturan untuk pengelolaan pengetahuan juga dibutuhkan sehingga para manager dan setiap pegawai mengerti tentang hak dan tanggung jawab mereka terhadap pengetahuan eksplisit yang penting. Sehingga, secara tidak langsung mereka bertanggung jawab untuk secara rutin melakukan review terhadap relevansi dan akurat dari suatu pengetahuan eksplisit.

Process on knowledge management

Pengetahuan terus menerus diciptakan dalam organisasi. Pengetahuan atau informasi eksplisit harus dikelola secara sistematis dan disebarkan ke seluruh bagian organisasi, menggunakan teknik-teknik pengelolaan sumber daya informasi. Namun, pengetahuan organisasi lebih banyak yang masih tacit dan berada dalam otak pegawai. maka dari itu, organisasi harus mencari proses dan praktek yang dapat mendukung transfer pengetahuan tacit maupun transfer pengetahuan eksplisit.

Untuk mancapai hal tersebut dapat dimulai dengan mengadakan audit informasi atau penyimpanan pengetahuan. Hal ini meliputi proses identifikasi pekerjaan dan aktivitas inti organisasi. Selain itu diperlukan juga penilaian/pengukuran mengenai pengetahuan dan informasi apa saja yang dibutuhkan agar pekerjaan atau aktivitas tersebut dapat berjalan efektif. Identifikasi sumber pengetahuan dan pelajari aliran dari pengetahuan tersebut. Dengan melakukan audit, dapat ditemukan usaha-usaha yang tidak diperlukan di beberapa bagian.

Proses pengetahuan harus ditest keefektifannya pada setiap tahap siklus pengetahuan, mulai dari penciptaan sampai pengetahuan. Perusahaan dapat dikatakan siap dalam mengimplementasi knowledge management ketika seluruh proses yang dilakukan oleh perusahaan dapat terintegrasi dengan proses pengetahuan.

Recommended Culture for knowledge management implementation

Beberapa hal yang akan mendukung adanya budaya pengetahuan yang baik dalam organisasi untuk mengimplementasikan knowledge management adalah

1. Keterbukaan pada organisasi

2. Individu yang mempunyai tanggung jawab

3. Pembelajaran secara aktif dari pelanggan ataupun dari hasil aksi individual

4. Usaha terus menerus untuk meningkatkan kualitas dan inovasi

5. Komunikasi yang intens, terbuka dan tersebar luas.

6. Organisasi memberi waktu kepada pegawai untuk melakukan eksperimen, refleksi dan pembelajaran

7. Lintas bagian/divisi – individu menyediakan waktu yang sama untuk berinteraksi dalam divisi maupun antar divisi.

8. Dukungan dan fasilitas untuk melakukan eksperimen

9. Tujuan yang terarah dan pengukuran performa dari masing-masing departemen, tim dan individu

10. Keinginan untuk berbagi pengetahuan secara luas diantara para pegawai, bahkan dengan pegawai yang berbeda bagian/divisi.

Dengan merumuskan role model budaya yang mendukung, organisasi dapat memenuhi hal-hal diatas. Walaupun butuh waktu lama untuk mencapai perubahan tersebut, terutama untuk organisasi yang besar.

Culture on knowledge management

Budaya sebagai salah satu faktor yang menentukan berhasil tidaknya knowledge management. Salah satu isu yang menjadi hambatan dalam penerapan knowledge management adalah bagaimana cara agar setiap orang mau dan dapat untuk membagi pengetahuan yang dimilikinya. Budaya berbagi pengetahuan (sharing knowledge) dapat dibentuk dengan membiasakan sikap dan perilaku yang tepat pada perusahaan. Beberapa hal yang dapat dilakukan, perusahaan dapat mengubah cara dan format rapat/pertemuan untuk mendorong terjadinya dialog, bukan monolog. Perusahaan juga dapat memfasilitasi dan memberi penghargaan secara formal terhadap sharing pengetahuan yang baik. Sebagai contoh, dengan membuat open plan office dimana para chief executive duduk pada area terbuka, dan bukan pada private office. Perancangan ulang lokasi tempat kerja merupakan salah satu kunci dari keberhasilan program implementasi knowledge management. Perubahan-perubahan tersebut harus didukung dengan perilaku para manajer senior. Manajer senior berperan dalam memotivasi dan memberikan contoh kepada para pegawai.

Leadership on Knowledge Management

leadership1Yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) pada knowledge management adalah bagaimana kepemimpinan pada perusahaan dapat menentukan visi/arah kontribusi knowledge management untuk kelangsungan bisnis. Jika visi tersebut dikemukakan dan dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh pegawai, maka pegawai akan menerapkan knowledge management dengan baik sesuai dengan visi perusahaan. kepemimpinan juga diperlukan dalam melakukan pengelolaan aspek-aspek lain selain knowledge, seperti pegawai, sumber daya, teknologi dan sebagainya, terkait hubungannya dengan knowledge management. Untuk itu perusahaan membutuhkan seorang CKO (Chief Knowledge Officer) dalam melakukan pengelolaan tersebut. Peran CKO adalah untuk merancang bagaimana knowledge management berjalan dan mengawasi implementasinya di perusahaan. Perusahaan dapat dinyatakan siap untuk mengimplementasi knowledge management jika telah memiliki visi/arah knowledge management. Selain itu, perlu dipersiapkan mekanisme pengelolaan yang baik dalam membawa knowledge management sesuai dengan visi/arah yang telah ditentukan.

Knowledge management assesment

Terdapat beberapa faktor yang menentukan berhasil tidaknya penerapan knowledge management pada suatu perusahaan , yang disebut sebagai knowledge management critical success factors. KMCFS meliputi Leadership, Culture, Processes, Explicit knowledge, Tacit knowledge, Knowledge Center, Exploitation/Market leverage, measures, People/skills dan Technology. Setiap faktor akan sangat berperan dalam mendukung terjadinya proses pengetahuan dalam perusahaan.

Akuisisi pengetahuan dengan metode context mapping

b5Pada era pengetahuan seperti sekarang ini, pengetahuan merupakan modal dasar untuk dapat unggul dalam kompetisi yang semakin pesat. Kemampuan organisasi dalam mengelola pengelola pengetahuan yang sebagian besar berada dalam diri masing-masing anggota perusahaan merupakan tantangan yang harus dijawab untuk menghadapi kompetisi tersebut. Salah satu proses pengelolaan pengetahuan yaitu akuisisi pengetahuan dimana pengetahuan dari anggota organisasi diambil (diakuisisi) untuk dijadikan pengetahuan perusahaan dan proses tersebut bersifat mahal. Akuisisi pengetahuan mencakupi proses ekstraksi pengetahuan dari pakar dan merepresentasikan pengetahuan hasil ekstraksi ke dalam bentuk formal. Metode konvensional dalam mengakuisisi pengetahuan berupa interview dan observasi, dimana masing-masing metode tidak sepenuhnya dapat menjawab tantangan dalam akuisisi pengetahuan.

Makalah ini mengusulkan sebuah metode konvensional untuk melakukan proses akuisisi pengetahuan sehingga diharapkan beberapa tantangan dalam proses tersebut dapat terjawab. Usulan tersebut berdasarkan penelitian yang berjudul “metode context mapping untuk akuisisi pengetahuan” yang berupa analisis mengenai metode context mapping untuk proses akuisisi pengetahuan dan perancangan dengan pemodelan task yang menunjukkan bagaimana langkah mengimplementasikan hasil analisis tersebut. Hasil penelitian menunjukkan context mapping merupakan metode yang dapat digunakan pada proses akuisisi pengethuan karena dapat mengekstraksi berbagai jenis pengetahuan dan efisien dari segi waktu, memungkinkan adanya kolaborasi pengetahuan dan menghindari perbedaan persepsi dari perekayasa pengetahuan dengan pemilik pengetahuan.

Baca lebih lanjut

Portal Pengetahuan bagi lingkungan akademik

n4Lingkungan akademik adalah lingkungan yang sarat dengan pengetahuan. Pengetahuan yang ada lingkungan akademik terus berubah secara dinamis sesuai dengan dinamika orang-orang yang terlibat. Pengetahuan sendiri sebenarnya merupakan aset penting bagi organisasi, termasuk institusi akademik. Oleh karena itu, jika dikelola dengan tepat maka pengetahuan ini akan memberikan manfaat yang besar bagi seluruh komponen di lingkungan akademik baik  mahasiswa, dosen maupun elemen-elemen lainnya.

Sayangnya, hingga hingga saat ini, masih sedikit institusi pendidikan di Indonesia yang menerapkan manajemen pengetahuan sehingga pengetahuan yang ada tidak terkelola dengan baik. Pengetahuan datang dan pergi bersamaan dengan datang dan pergi orang-orang di lingkungan tersebut. Salah satu cara untuk mengelola pengetahuan adalah dengan embangun portal pengetahuan yang dapat digunakan sebagai fasilitator untuk berbagi pengetahuan.

Tulisan ini memuat tahapan pengetahuan dan implementasi portal pengetahuan, khususnya unutk lingkungan akademik, dengan menekankan asumsi bahwa manajemen pengetahuan bukanlah sebuah produk, tetapi merupakan suatu kerangka kerja yang utuh yang harus dijalankan secara bertahap dan terencana dengan baik. Teknologi hanyalah sebagai pendukung mempermudah proses berbagi pengetahuan, sedangkan keberhasillan portal pengetahuan terletak pada perencanaan ini (content) , proses, dan dukungan tim yang tepat.

Baca lebih lanjut

Organization Knowledge Management System

orgBanyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian ? Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur : 42% dipikiran (otak) karyawan, 26% dokumen kertas, 20% dokumen elektronik, 12% knowledge base elektronik.

Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi, yaitu :

1. Case based Rasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya.

2. Rule based Reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit.

3. Model-based Reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk attribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge

4. Constraint satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR

Baca lebih lanjut

Penerapan Knowledge management pada organisasi

KM orgDi era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma organisasi dari yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi knowledge-based yang bertumpu pada pengembangan metadatabases, data mining, data warehouse, dan sebagainya. Upaya lain yang perlu dilakukan adalah pengembangan SDM dan knowledge sharing (berbagi knowledge) di kalangan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan manusia untuk menghasilkan inovasi. Mengelola knowledge sebenarnya merupakan “bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka daripada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi”. Sebenarnya menurut mereka bahwa knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara, yang sekarang populer dengan label learning organization.

Untuk membangun Organizational Knowledge Management System (OKMS) di unit organisasi diperlukan enam tahap dalam siklus knowledge, yaitu : menciptakan knowledge, menangkap knowledge, menyaring knowledge, menyimpan knowledge, mengelola knowledge, mendesiminasikan knowledge, menciptakan knowledge lagi, dan seterusnya.

Pada penelitian ini diharapkan ada suatu model dan desain yang dapat dikembangkan menjadi suatu sistem siklus knowledge seperti tersebut diatas dan dapat diimplementasikan di unit organisasi, terutama di kemasan informasi dengan produk pohon industri yang merupakan cikal bakal untuk membangun OKMS.

Pengembangan Knowledge Library sebagai alat pendukung proses belajar

knowledge libraryHingga saat ini Digital Library (DL) telah dimanfaatkan sebagai alat pendukung proses belajar, khususnya dalam penyediaan materi belajar. DL dibutuhkan oleh pembelajar terutama pada tahap pencarian sumber belajar. Dilihat dari sudut pandang knowledge management (KM), tahap pencarian sumberbelajar ini merupakan bagian dari proses knowledge creation. Namun, dengan memandang aktivitas belajar sebagai proses KM, dapat dilihat bahwa selain knowledge creation, pembelajar juga membutuhkan fasilitas yang dapat mengakomodasi knowledge retention, knowledge sharing, dan knowledge utilization. Dengan demikian keberadaan DL saja belum cukup untuk melayani proses belajar secara menyeluruh. Dilatarbelakangi oleh permasalahan tersebut, melalui penelitian ini dikenalkan sebuah konsep sistem yang disebut knowledge library (KL). Dalam tulisan ini akan dipaparkan definisi konseptual dari  KL sebagai alat dukung proses belajar hasil perluasan fungsionalitas DL yang mampu mengakomodasi aliran pengetahuan secara menyeluruh, mulai dari knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing dan knowledge utilization.

Baca lebih lanjut